Meitner

Utvärdering och förstudie

Projektet initierades och startade igen under våren 2023 med beslut om upphandlingsform, omfattning på förstudie och grov tidplan. Förstudien startade med en sondering av marknaden och en första presentation och urval utifrån rent tekniska förutsättningar som måste uppfyllas, exempelvis integration med kommunens elevregister, schemaläggning och övriga IT-system. Integrationsmöjligheten med data för DNP och datasäkerhetsaspekter har även utgjort viktig grund.

Första delen i förstudien har gjort av digitaliseringsstrateg och förvaltningsledare på Utbildningskontoret i nära dialog med kommunens IT-avdelning.

Andra delen i förstudien som omfattar utvärdering av Schoolsoft och befintlig supportorganisation har sin start hösten 2023. En referensgrupp formas med ett brett urval representanter från verksamheten avseende funktioner, stadier och digital kunnighet. Gruppens uppgift är att utvärdera och rangordna kvarvarande system från den första delen av förstudien och slutligen välja den plattform som uppfyller flest kriterier.

Ambitionen är att hitta ett mångsidigt, modernt och tillförlitligt system som är lättarbetat och väl integrerat med övriga system. Integrationen mot Google Classroom för planering och bedömning av uppgifter är ett exempel på en tungt vägande aspekt för att minimera manuellt dubbelarbete. Även hur lättbegripligt olika funktioner och handgrepp är med inbyggda instruktioner. Målet är att både elever, pedagoger och vårdnadshavare ska kunna lära sig använda merparten av alla verksamhetsbärande funktioner med minimal utbildningsinsats. 

Implementering

Efter att avtalet är påskrivet med en ny leverantör påbörjas implementeringen av systemet i praktiken. Integrationer ska byggas och dataflöden testköras. Befintlig data i Schoolsoft ska migreras över till det nya systemet i möjligaste mån. En plan behöver skapas för hur ej migrerbar data ska arkiveras och göras åtkomlig.

Alla målgrupper ska informeras och utbildas utifrån roller och behov.  Målet är att det ersättande systemet ska kunna testköras parallellt med Schoolsoft under några veckor innan skolavslutning där utbildning sker i den faktiskt driftsatta miljön. Skarpt byte blir det från skolstart höstterminen 2024. Uppstartsdagarna ska erbjuda repetition och nära hjälp och support från lokala objektspecialister.

Förvaltningsorganisation

Den befintliga förvaltningsorganisationen ska få en översyn och förstärkas där det behövs med tydligare uppdrag och resurstilldelning för systemadministration och objektspecialister på varje skolenhet. Nätverket med lokala objektspecialister utgör kunskapsgrund och första supportled ute i verksamheterna men behöver tydligare styrning och förankring som organisation för att inte vattnas ur långsiktigt. Samarbete och gränsdragning gentemot IT-avdelningen och Servicedesk behöver tydliggöras ytterligare och kommuniceras för effektiv och snabb hantering utifrån användarperspektivet. Översynen ska även omfatta ett tydliggörande kring övriga system, digitala verktyg och klassrumsteknik som behöver lyftas in i förvaltning.

När systemet är implementerat och driftsatt sker en tydlig överlämning till förvaltning och drift av en uppdaterad och förankrad förvaltningsorganisation. 

Historik och bakgrund

De kommunala skolorna i UVK har varit relativt tidigt ute i sin digitalisering med IT-stöd i klassrummet och 1:1 i högstadiet och senare även ner i mellanstadiet. 2011 köpte kommunen in den Microsoft SharePoint-baserade LMS-plattformen med drift på egen MS-server där själva undervisningsmodulerna levererades av företaget ViaEcole AB. De integrerade digitala samarbetsytorna (OneDrive) levererades av Microsoft genom ett särskilt utbildningsavtal med kommunen. 

Särskilda digitaliseringssatsningar och utbildningar gjordes inom ramen för Den digitala lärmiljön som delprojekt i skolutvecklingsprojektet Ett lärande Väsby mellan åren 2013-2016 med det övergripande målet att lyfta skolresultaten i kommunen.

När en tvingande uppgradering av SharePoint-arkitekturen aviserades 2014 innebar det att alla utvecklade undervisningsmoduler behövde konverteras om för att passa den nya serverarkitekturen vilket UVK och andra kommunkunder vägrade betala ytterligare utvecklingskostnader för och i sin tur föranledde att ViaEcole meddelade stopp för vidareutveckling och försäljning av sina moduler vilket tvingade kunderna till plattformsbyte.

En omfattande förstudie inleddes 2016 med hjälp av konsultföretaget NiVi där valet föll på SchoolSoft som direktupphandlades genom ramavtalspartnern Dustin AB över Kommentus. I samband med valet av Schoolsoft som lärplattform och elevadministrativt verktyg togs även beslut om byte till Google som leverantör av digitala samarbetsytor eftersom detta medgav byte till billigare och mera underhållsfria Chromebooks som enheter för eleverna. Pedagogerna fortsatte med Pc som enheter men i Googles miljö. Google levererades av Eventful AB som även bistod med transformation och utbildning i den nya miljön i samarbete med NiVi AB. 

En förvaltningsorganisation med lokala objektspecialister på varje skolenhet byggdes upp och i samband med projektavslut och överlämning i drift anställdes en förvaltningsledare på halvtid för administration och support av såväl Schoolsoft som Google. Tjänsten har därefter utökats till heltid och sedan 2021 köper UBK utökad support (servicedesk) och utvecklingsstöd från IT-enheten (KLK).